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Quels sont les formalités liées à l’embauche d'un salarié

Le 02 février 2015
Quels sont les formalités liées à l’embauche d'un salarié
Si la phase de récrutement est particulièrement délicate et parfois longue, l'employeur n'est pas au bout de son périple.

En effet, une fois le salarié choisi, il reste des démarches et non des moindres.

Ainsi il appartient à l'employeur de respecter scrupuleusement un certain nombre de prescriptions légales au risque d'être hors la loi avec d'importantes conséquences pour son entreprise.
 
L'employeur doit : 
- faire adhérer le personnel aux caisses de retraite et de prévoyance,
- donner de l’information sur les conventions applicables,
- procéder à l’inscription sur le registre du personnel : registre mentionnant les entrées et sorties du personnel, mentions obligatoires : nationalité, dates d’entrée et de sortie, il est maintenu à la disposition de l‘inspecteur du travail et des représentants du personnel.

 
Les formalités liées à l'embauche de l'employeur vis-à-vis de la sécurité sociale
 
Concernant la déclaration d’embauche, s’il ne respecte pas ses formalités, l’employeur encourt des sanctions pénales pour travail illégal.

Selon l’article L 8221-5 du code du Travail :

« Est réputé travail dissimulé par dissimulation d'emploi salarié le fait pour tout employeur :
1° Soit de se soustraire intentionnellement à l'accomplissement de la formalité prévue à l'article L. 1221-10, relatif à la déclaration préalable à l'embauche ;
2° Soit de se soustraire intentionnellement à l'accomplissement de la formalité prévue à l'article L. 3243-2, relatif à la délivrance d'un bulletin de paie, ou de mentionner sur ce dernier un nombre d'heures de travail inférieur à celui réellement accompli, si cette mention ne résulte pas d'une convention ou d'un accord collectif d'aménagement du temps de travail conclu en application du titre II du livre Ier de la troisième partie ».

De manière surabondante, l’article L 8223-1 du Code du travail prévoit une indemnisation à hauteur de 6 mois de salaire.


La déclaration préalable à l’embauche ou DPAE est un support rempli par l'employeur et adressé à l'URSSAF dont l'entreprise relève. En principe, elle est remplie par voie électronique.

 
Elle comporte les mentions suivantes :
  • Dénomination sociale ou nom et prénoms de l’employeur, code APE, adresse de l’employeur, numéro du système d’identification du répertoire des entreprises et de leurs établissements ainsi que le service de santé au travail dont l’employeur dépend s’il relève du régime général de sécurité sociale ;
  • Nom, prénoms, sexe, date et lieu de naissance du salarié ainsi que son numéro national d’identification s’il est déjà immatriculé à la sécurité sociale ;
  • Date et heure d’embauche ;
  • Nature, durée du contrat ainsi que durée de la période d’essai éventuelle pour les contrats à durée indéterminée et les contrats à durée déterminée dont le terme ou la durée minimale excède six mois ;
  • Lorsqu’il s’agit de l’embauche d’un salarié agricole, les données nécessaires au calcul par les caisses de MSA des cotisations dues pour l’emploi de salariés agricoles, à l’affiliation de ces mêmes salariés aux institutions mentionnées à l’article L. 727-2 du code rural et de la pêche maritime et à l’organisation de l’examen médical d’embauche prévu à l’article R. 717-14 du même code.
 
La déclaration préalable à l’embauche permet d’effectuer plusieurs formalités en une seule fois :
  • Immatriculation du salarié à la sécurité sociale s’il ne l’est pas,
  • Immatriculation de l’employeur à la sécurité sociale si c’est une première embauche,
  • Affiliation à l’assurance chômage pour un premier salarié,
  • Déclaration nominative préalable à l’embauche,
  • Adhésion à un service de santé au travail,
  • Déclaration d’embauche du salarié auprès de ce service de santé pour une visite médicale obligatoire,
  • Pré-établissement de la déclaration annuelle des données sociales de l’entreprise sur support papier.
 
Cette déclaration préalable doit être réalisée avant la mise au travail effective du salarié. Elle a lieu au plus tôt huit jours avant l’embauche, au plus tard dans l’instant qui précède cette embauche.
 
Dans tous les cas, l’URSSAF adresse à l'employeur dans les cinq jours ouvrables un accusé de réception comportant un volet détachable à remettre aux salariés.
 
Cette déclaration a pour objectif de :
  • Ouvrir à votre salarié tous ses droits sociaux,
  • Etre couvert en cas d’accident du travail de votre salarié,
  • Bénéficier de tous vos droits à exonération éventuels,
  • Eviter toute sanction.
 
Les formalités liées à l'embauche pour un salarié 
 
L'obligation principale du salarié est la visite médicale obligatoire.
 
L'examen est a priori obligatoire sauf s'il a déjà eu lieu au cours des 12 derniers mois en cas de changement d'employeur. Si l'employeur ne fait pas procéder à un tel examen, il ne peut invoquer un dol en cas de silence gardé par le salarié sur son état de santé.
 
Le choix du médecin du travail ?

Liste de médecins agrées par région.
 
En principe, il est valable pour deux ans.
 
La visite médicale d’embauche a pour but :
  • de rechercher si le salarié n’est pas atteint d’une affection dangereuse pour les autres salariés,
  • de s’assurer qu’il est médicalement apte au poste proposé,
  • de proposer éventuellement des adaptations au poste.
  • 
A l’issue de la visite médicale d’embauche, le médecin du travail établit une fiche d’aptitude.
  • L’employeur encourt des sanctions pénales s’il n’organise pas les visites d’embauche. De plus, 
si l’employeur omet d’organiser ou organise avec retard la visite médicale d’embauche, et s’il survient un accident du travail, l’absence de visite pourra être invoquée à l’appui de la reconnaissance d’une faute inexcusable de l’employeur.
  • 
Si la visite révèle tardivement (après la période d’essai) que le salarié est inapte à son poste, l’employeur ne pourra invoquer un vice du consentement pour faire annuler le contrat. En effet le salarié n’a pas à renseigner l’employeur sur son état de santé, ces renseignements ne pouvant être confiés qu’au médecin du travail.
  • Si l’inaptitude révélée oblige l’employeur à licencier, il ne pourra pas justifier le licenciement par l’inaptitude qu’il n’a pas pris soin de vérifier lors de l’embauche. Il pourra rechercher un poste de reclassement. Sinon l’employeur devra licencier sans cause réelle et sérieuse  avec les conséquences induites et devra payer l’indemnité de préavis (voir pour mieux comprendre le cours sur le licenciement)
 

 

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